se define procedimiento como “forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso”. Es decir, el procedimiento especifica un sistema aprobado de trabajo, es una descripción de cómo se lleva a cabo una actividad, no todos los procedimientos deben estar documentados. La propia organización decidirá qué procedimientos le interesa documentar y cuáles no.
¿Cómo documentar los procedimientos? Hay unos pasos fundamentales para documentar los procedimientos, como lo son:
- Definición de los procedimientos a documentar
- Establecimiento de los grupos de trabajo
- Desarrollo de los procedimientos:En esta fase se lleva a cabo la documentación propiamente dicha. Los miembros del grupo de trabajo deben esforzarse en implicar a todas las personas que están relacionadas con el procedimiento pertenezcan o no al grupo de trabajo.
- Implantación de los procedimientos: Para que el procedimiento se considere implantado, la documentación del mismo debería estar aprobada y todo el personal implicado informado sobre el mismo. La mejor forma para comprobar si el procedimiento está implantado es realizar una auditoria interna. De los resultados de dicha auditoría se desprenderán las propias acciones mejora que deberán desarrollarse para la total implantación del procedimiento.
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